7、拍摄序号、学号和姓名，请一律按由左至右的顺序填写，中间不要留空格。拍摄序号必须填满四位数，不足的可在前面加0，如：0001。
8、具有毕业生信息数据库资料的高校，可由高校提供EXCEL格式的数据库电子文档。数据库内容应包括：拍摄序号（须与图像序号一一对应）、姓名、学号、身份证号、性别、学校类别、学历层次、院校代码、院系代码、专业等十项内容。提供数据库的高校可不再填写《机读卡》。
六、《综合信息采集登记袋》填写要求
1、填写人为高校负责图像采集工作的工作人员。
2、高校名称应填写高校全称。如是函授站点，应先标明举办高校的名称，再标明函授站名称。
3、通信地址应注明详细的接收地址、门牌号码和邮政编码。
4、联系人姓名、联系电话应用正楷填写，联系电话号码中应包括区号。
5、学校代码应填写由教育部颁布的五位数学校代码。函授站点应填写举办高校的学校代码。
七、《勘误表》填写要求
1、应准确填写联系人的校名、校址、姓名和电话号码等。
2、为便于数据传输，高校应尽量提供E-mail地址。
3、对于已发现的错误信息，高校应提供有关的毕业生身份证号和姓名，以便后期数据库查找确认。
4、所有寄往中国图片社的《勘误表》各高校应留底备查。
八、图像信息核对要求
各高校在收到照片及数据光盘后，应在一个月内完成核对工作。如发现错误，按以下方式处理：
1、 如发现个别毕业生缺少照片，高校应立即将该生的姓名、身份证号邮寄或传真给中国图片社（传递材料请务必盖上高校公章，否则不予办理），并请注明联系人、联系地址和联系电话号码。中国图片社在接到传真后，应在5个工作日内将照片补发给高校。
2、 经核对后发现因拍摄原因有闭眼或其他特殊表情的照片，请安排毕业生携该照片就近到当地新华社分社免费重拍（非特殊原因不要重拍，否则易造成毕业证上照片与网上查询图像的不一致）。
3、 经核对后发现有数据错误或数据错位的，高校应按要求详细填写《勘误表》，并将其用快递或传真至中国图片社（传递材料务必盖上高校公章；照片可照常使用）。中国图片社接到邮件或传真后，将对数据库内的数据进行修改，并将修改后的图像数据用E-mail发给高校（没有E-mail地址的高校，中国图片社将另刻光盘邮寄）。
