（三）健全相关制度。各县区、市政府各有关部门要按照注重时效和确保规范化、常态化、科学化运转的要求，抓紧制定和完善相关工作制度。一是一般信息的及时答复制度，对属邻里纠纷、家庭矛盾等一般信息可由前台答复的要当场答复，并作销案处理。二是一般信息的即转制度。对政策咨询等一般信息，可即转由责任单位答复。三是重要信息的全程督办制度，对政府工作的意见建议、具体诉求等重要信息，信访部门要进行全程跟踪督办，及时转由责任单位限期处理。四是信息处理的横向沟通制度，信息的处理要注重横向沟通，信息处理中涉及多个单位的，信访单位要负责牵头协调和督办。五是信息处理的反馈制度，信息的处理情况要及时反馈，各具体处理信息的责任单位要将处理情况、意见和结果反馈到信访部门，重要的案件要向政府反馈处理意见，批准同意后予以答复。六是信息处理的定期通报制度。信访部门每周要向政府报告一次信息的办理情况（包括在办信息和办结信息情况）；信访部门要全面调度“市（县）长手机、信箱”工作情况，及时掌握重要信息处理情况及市（县）领导对信息处理的指示和要求，定期编印“市（县）长手机、信箱”工作简报，包括阶段内处理信息总的数量、在办信息的数量、反馈信息的数量、办结信息的数量、重要信息处理情况及市县领导对重要信息处理的指示和要求等项内容。
五、加强组织领导，完善各项工作
各县区、市政府各部门要把做好“市（县）长手机、信箱”工作做为当前一件知民情、察民意、疏民怨、解民难的大事要事来抓，切实加强领导，明确工作任务，抓好工作落实。要实行行政首长负责制，市政府由市长负总责，分管领导具体负责；县（区）政府由县（区）长负总责，分管领导具体负责。市政府成立“市长手机、信箱”工作领导小组，由市政府分管副市长担任组长，市政府秘书长、分管副秘书长和市监察局、市信访局、市发改委、市房管局、市移动公司主要负责同志任副组长，市直有关部门和单位为成员，领导小组办公室设在市信访局，市信访局主要领导任办公室主任。同时，各县区（开发区、新区）也应成立相应的工作领导小组，明确具体负责的分管领导。
按照“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”原则，县区（开发区、新区）政府和市直有关单位要“守土有责”，做到敢抓、敢管、敢处置、敢负责。对群众向政府的来信来电反映的有关问题，各县区、市直各部门要确定办理的责任部门和专门工作人员，教育相关工作人员要用心、细心、耐心、恒心、真心吸纳群众意见，处理群众诉求，并实行领导包案制和责任追究制。
