参照省里的做法，在市信访局内设“市长手机信箱工作处”，为正科级机构，配备相应的科级领导职数和工作人员。各县区（开发区、新区）及市政府各有关部门和单位应尽快理顺、落实相应的工作机制，明确相应的工作机构和人员，迅速搭建起“县（区）长手机、信箱”及“局长手机、信箱”工作平台，切实做到一级抓一级，层层抓落实。县区信访部门也应相应增加编制和人员。各级编制、人事和财政等部门要积极配合，予以支持。
四、建立高效运转、各方配合的运行机制
（一）明确职责分工。政府办公厅（室）负责协调指导“市（县）长手机、信箱”工作，并督办领导重要批示紧急事项的落实；移动公司负责“市（县）长手机”及“局长手机”的网络平台建设和技术支撑，手机前台接听场所设在移动公司，由移动公司选配工作人员接听、登记、初步分类等工作；信息中心（政府网站）负责“市（县）长信箱”及“局长信箱”网站建设维护及相关软件开发等技术支持，以及来信的接收、登记等工作；房管部门负责“市长手机”中涉及廉租住房、经济适用房政策落实方面问题的转办、交办、督办、反馈、上报及公布等工作；信访部门负责“市（县）长手机、信箱”的其他民生诉求的分类、转办、交办、督办、反馈、上报及公布等工作；监察部门负责对执行中央和省、市政策的监督以及违法违纪情况的调查处理。
“市（县）长手机、信箱”和“局长手机、信箱”工作机构是“市（县）长手机、信箱”来电、来信反映问题的承办单位。市移动公司“市长手机”网络平台和市信息中心“市长信箱”网站平台接收来电、来信进行登记和初步分类后，要立即发送到市长手机、信箱工作处，市长手机、信箱工作处当即分类转发到有关县区信访局或市直有关部门处理。各县区信访局或市直有关部门在收到转办信息的当天，要在一日内分转到具体处理的责任部门。各县区政府责任部门及市直责任单位是处理问题和回复反馈的责任主体，在接到“市（县）长手机、信箱”工作机构交办、转办事项后，应在规定时限内及时调查处理，答复来电、来信人，并向交办、转办的部门报告处理情况；对涉及多个部门职责范围内的事项由市、县信访部门协调处理，协商未果的报上级“手机信箱”工作部门。
（二）建立办理程序。“市（县）长手机、信箱”在收到群众给市（县）政府及其领导的来电、手机短信和电子邮件后，按登记、受理、转办、交办、督办、审结、反馈、汇报、专报等程序进行办理。对重大紧急的反映事项，按程序报政府分管秘书长、副秘书长审签，必要时报市（县）政府领导批示，市（县）领导的批示件由政府办公厅（室）或受授权由信访部门交由责任单位办理；对一般性的反映事项，按“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则，由信访部门交有关县区和市直部门办理。对“市（县）长手机”受理的来电、手机短信，反映事项简单明确能当场回答的应当场答复，需作简单了解沟通的一般问题在5个工作日内答复，需调查核实的在10工作日内答复，对疑难复杂问题按照国务院《
信访条例》的规定在2个月内答复；对电子邮件，办理的责任部门应在2个月内尽快将处理意见反馈给来信人。对“市（县）长手机、信箱”交办、转办的来电、来信反映事项，承办单位要及时将办结情况综合汇总上报“市（县）长手机、信箱”工作部门，其中属交办的要上报处理意见，经“市（县）长手机、信箱”工作部门审核同意后结案，重要的还需经市（县）政府相关领导审核同意后结案，再答复来电、来信人。“市（县）长手机、信箱”工作部门要对办理情况及时进行抽查，适当回访来电、来信人，对未按时处理和回复的予以督办、通报，定期将受理办理来电、来信情况通过一定途径和方式向社会和群众公布。
