（四）制定相关制度。各级各部门要按照注重时效和确保规范化、常态化、科学化运转的要求，抓紧制订和完善相关工作制度。一是一般信息的及时答复制度，对属邻里纠纷、家庭矛盾等一般信息可由前台答复的要当场答复，并作销案处理。二是一般信息的即转制度。对政策咨询等一般信息，可即转由责任单位答复。三是重要信息的全程督办制度，对政府工作的意见建议、具体诉求等重要信息，市信访局要进行全程跟踪督办，及时转由责任单位限期处理。四是信息处理的横向沟通制度，信息的处理要注重横向沟通，信息处理中涉及多个单位的，市信访局要负责牵头协调和督办。五是信息处理的反馈制度，信息的处理情况要及时反馈，各具体处理信息的责任单位要将处理情况、意见和结果反馈到市信访局，重要的信访件要向政府反馈处理意见，批准同意后予以答复。六是信息处理的定期通报制度。市信访局每周要向政府报告一次信息的办理情况（包括在办信息和办结信息情况）；市信访局要全面调度“市长手机、市长信箱”工作情况，及时掌握重要信息处理情况及市领导对信息处理的指示和要求，定期编印“市长手机、市长信箱”工作简报，包括阶段内处理信息总的数量、在办信息的数量、反馈信息的数量、办结信息的数量、重要信息处理情况及市领导对重要信息处理的指示和要求等项内容。
四、加强组织领导，抓好工作落实
各级各部门要把做好“市长手机、市长信箱”工作作为一件知民情、察民意、疏民怨、解民难的大事来抓，切实加强领导，明确工作任务，抓好工作落实。要实行行政首长负责制，市政府由市长负总责，分管副市长具体负责；县（市、区）政府由县（市、区）长负总责，分管领导具体负责。市政府成立“市长手机、市长信箱”工作领导小组，由市政府秘书长担任组长，市监察局、市信访局主要负责同志任副组长，市政府有关部门和单位为成员，领导小组办公室设在市为民服务热线受理中心。各级各部门应成立相应的工作领导小组和办事机构，明确具体负责的分管领导。
按照“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”原则，县（市、区）政府和市政府有关单位要“守土有责”，做到敢抓、敢管、敢处理、敢负责。对群众向市政府的来信来电反映的有关问题，各级各部门要确定办理的责任部门和专门工作人员，教育相关工作人员要用心、细心、耐心、恒心、真心吸纳群众意见，处理群众诉求，并实行领导包案制和责任追究制。
