由市外侨办负责市政府邀请外宾的接待工作；由市接待办负责市政府邀请的外省市代表团市级领导的接待工作；其他应市政府邀请来哈参会参展的代表团成员采取陪同团制，即一个成员单位接待一个城市或地区代表团，此项工作由市接待办负责安排，“冰洽会”组委会办公室配合。
（一）宣传工作
1.由市委宣传部负责组织召开“冰洽会”新闻发布会，组织协调各驻哈新闻媒体对“冰洽会”进行宣传报道，组织哈报集团在哈报、新晚报等报刊头版对“冰洽会”进行宣传报道，协调哈电视台、广播电台设倒计时专栏，协调有关媒体适当减免“冰洽会”广告费用。
2.由哈报集团负责报刊宣传报道工作。
3.由市广播电视局负责广播、电视宣传报道工作。
4.由市城管局负责商业繁华地带及机场、火车站等窗口部位宣传广告设置与管理工作。
（二）综合治理及服务工作
1.由市交通局负责根据需要调整交通运力，开辟临时专线，增设公交站点和出租车临时停靠站点。
2.由市公安局负责展会安全保卫、交通疏导和消防安全工作。
3.由市信访办负责信访接待工作。
4.由市卫生局负责重点宾馆、饭店的饮食卫生管理工作。
5.由市质量技术监督局、物价局、工商局负责展品质量和物价监督检查工作。
6.由哈电业局、第二电业局负责保电工作。
7.由市财政局负责“冰洽会”费用核拨工作。
五、组织领导
成立第25届“冰洽会”组委会，主任由市委副书记、市长张效廉担任；副主任由市委常委、常务副市长姜明，市委常委、副市长丛国章，副市长张少良，市政府秘书长、市政府办公厅主任高迎祥，市经委主任、市信息产业局局长朱文玮担任；执行主任由市经委主任、市信息产业局朱文玮兼任。成员由各区、县（市）政府、市直各有关部门和单位主要负责人组成。组委会下设办公室，负责“冰洽会”组织协调和日常筹备工作的组织实施。办公室主任由市经委主任、市信息产业局局长朱文玮兼任，副主任由市经委副主任傅洁苒、市经合促进局副局长陈杨、市商务局副局长王滨沙、市旅游局副局长马春野、市体育局副局长邢其运担任。办公室下设综合协调组、招商招展组、会务组、接待组、宣传报道组和安全保卫组等6个工作组。
