各县区人民政府、市直各部门、驻定各单位的请示类文件，要求报送5份，由秘书科内务秘书严格按规范要求签收， 一份贴公文处理单呈送分管政务的副主任拟办，按拟办要求在一周内传递办理完毕后存档备查，其余用于按领导批示转办或提交有关会议。
各县区政府、市直各部门、驻定各单位的年度工作总结和安排、阶段性汇报材料、各类简报等，要求报送25份，由秘书科内务秘书拟办一份传阅后存查，其余的直接分送市长、各副市长、市长助理、秘书长、各副秘书长、办公室主任、各副主任和相关科室。
各类电报由秘书科内务秘书或政务值班人员签收，按拟办传递要求随到随传，按时限要求办理完毕并存档备查。
第五条 文件传阅实行“树型”传递，由秘书科、文档科分别签收、转办，其他科室直送直退。文件传阅时，一般文电夹在“传阅卷”内，重要文电夹在“速阅卷”内，急办件夹在“急办件”文件类内，机密文电夹在“机密件”文件类内，同时要在传阅登记簿中进行登记，做到传送迅速，去向清楚。“机密件”由文档科传阅办理。
须市政府领导阅批的文件和秘书科负责的收文，由秘书科内务秘书整理放入相应文件柜，由领导秘书呈送领导阅批；文档科负责的收文，由文档科直接送领导秘书，领导秘书整理呈送领导阅批；上级政府及其部门下发的文件，一般先呈市政府市长阅批；下级政府上报的党委、请示类文件，一般先呈送分管副市长阅批。
须办公室领导阅批的文件，由秘书科、文档科内务秘书直接呈送。一般文件原则上每天上午、下午各呈送一次，急办件按要求随时呈送。
第六条 市政府领导和办公室领导的批示，属于文档科的收文由文档科负责办理，秘书科的收文由秘书科按批示要求办理，并按工作归口转交相关科室催办。信访件批示由秘书科内务秘书负责转交市信访局办理，并负责催办。领导批示办理一般要在3个工作日内完毕，最长不超过一周，急办件要求随批随办；办理结束后要将办理结果及时反馈领导，并在收文处理单上填写办理结果。
第七条 办公室全体人员要牢固树立保密意识，遵守保密规定，对上级下发的各类机要文件、内部刊物、资料以及市政府、市政府办公室和各县区、各部门产生的密级文件，从收发、传阅、清退等各个环节都要认真登记、安全存放，确保不发生泄密事件。
