（四）制定相关制度。各地、各部门要按照注重时效和确保规范化、常态化、科学化运转的要求，抓紧制订和完善相关工作制度。一是一般信息的及时答复制度，对属邻里纠纷、家庭矛盾等一般信息可由前台答复的要当场答复，并作销案处理。二是一般信息的即转制度。对政策咨询等一般信息，可即转由责任单位答复。三是重要信息的全程督办制度，对政府工作的意见建议、具体诉求等重要信息，信访部门要进行全程跟踪督办，及时转由责任单位限期处理。四是信息处理的横向沟通制度，信息的处理要注重横向沟通，信息处理中涉及多个单位的，信访单位要负责牵头协调和督办。五是信息处理的反馈制度，信息的处理情况要及时反馈，各具体处理信息的责任单位要将处理情况、意见和结果反馈到信访部门，重要的信访件要向政府反馈处理意见，批准同意后予以答复。六是信息处理的定期通报制度。信访部门每周要向政府报告一次信息的办理情况（包括在办信息和办结信息情况）；信访部门要全面调度“省（市）长手机”、“省（市）长信箱”工作情况，及时掌握重要信息处理情况及省市领导对信息处理的指示和要求，定期编印“省（市）长手机、省（市）长信箱”工作简报，包括阶段内处理信息总的数量、在办信息的数量、反馈信息的数量、办结信息的数量、重要信息处理情况及省市领导对重要信息处理的指示和要求等项内容。
四、加强组织领导，抓好工作落实
各地、各部门要把做好“省（市）长手机、省（市）长信箱”工作作为当前一件知民情、察民意、疏民怨、解民难的大事要事来抓，切实加强领导，明确工作任务，抓好工作落实。要实行行政首长负责制，省政府由省长负总责，分管副省长具体负责；市、县（区）政府由市长、县（区）长负总责，分管领导具体负责。省政府成立“省（市）长手机、省（市）长信箱”工作领导小组，由省政府秘书长担任组长，省监察厅、省信访局、省建设厅、省信息中心、省移动公司主要负责同志任副组长，省有关部门和单位为成员，领导小组办公室设在省信访局。各地各部门应成立相应的工作领导小组和办事机构，明确具体负责的分管领导。
按照“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”原则，市、县（区）政府和省直有关单位要“守土有责”，做到敢抓、敢管、敢处置、敢负责。对群众向政府的来信来电反映的有关问题，各地、各部门要确定办理的责任部门和专门工作人员，教育相关工作人员要用心、细心、耐心、恒心、真心吸纳群众意见，处理群众诉求，并实行领导包案制和责任追究制。
各地、各部门要积极探索“省（市）长手机、省（市）长信箱”等各种形式倾听群众意见和建议，虚心听取人民群众和社会各界的意见，不断拓宽民声渠道。要积极引导报刊、广播、电视、互联网等新闻媒体对党和政府的各项政策落实情况进行正面的、准确的、客观的宣传报道。各级宣传部门、新闻媒体要坚持正确的舆论导向，及时报道中央和省里的有关政策措施，为人民群众传达党和政府的声音；及时报道有关问题的处理和解决，密切党和政府与人民群众的血肉联系；及时发现和总结工作中的好经验好做法，以更好地推动工作；及时收集和反映人民群众的愿望和要求，使政府的工作更加符合群众意愿，让群众信任，让群众满意。
