（四）会议记录使用专门印制的会议记录纸。对与会人员的发言，要做到有言必录，特别是市政府主要领导同志的发言，要全面、准确地记录。对领导同志的发言，一般可以录音，录音仅供整理会议纪要用，随用随销。会议记录及会议文件，由负责会议记录的同志妥善保管，并于每年三月底前将上年的会议记录、会议文件、资料等移交市政府档案室存档。
（五）会议记录人员负责整理起草会议纪要。会议纪要，要全面、准确地记载会议情况和议定事项，其措辞应严谨、精练，与会议所作决定或结论性意见一致。会议纪要一般会后当日起草，经秘书长审核后，报市长或市长委托的会议主持人审定签发。
（六）会议需要新闻报道的，由市政府办公室通知新闻单位派记者参加。会议报道稿件，要经市政府秘书长审核。
六、会议纪律和要求
（一）出席和列席会议的人员，必须按通知要求准时到会，不得无故缺席或迟到、早退。与会人员要提前10分钟到达会场，签到后按指定位置就座。会议期间将携带的通信工具作消声处理，不准在会场接打手机，更不准在会场喧哗和私下议论。
（二）各部门参加或列席会议的人员，必须为本部门主要负责同志，一般不得请假。因参加省以上会议或出国访问及健康原因不能到会的，须向会议主持人请假，准假后方可更换与会人员。除有承担文稿修改任务的单位外，列席会议的单位领导原则上不带助手。
（三）旁听市政府常务会议的人员，非领导询问时，不得擅自插话，确保会议的严肃性。
（四）会议实行候会制度。按照会议议程安排，下一个议题的汇报人和列席人员要提前在会场外等候，待上一个议题结束后，迅速进入会场，以确保会议衔接紧密、有序。
（五）会议期间，非与会人员不得随意进入会场。如遇有紧急情况需要报告或报送紧急公文时，须经会议工作人员办理。
（六）与会人员要强化保密意识，对不宜公开的事项要严格保密。除会议决定可以公开的内容外，不准对外泄露会议内容。
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