4.各地区、各部门和各单位（节点单位）在上报承办结果或回复意见时，对回复市政府领导批示办理类公文，要按照回告承办情况的格式（见哈政办发〔2007〕17号附件1）及时回复，做到事事有结果、件件有回音，保证市政府领导及时掌握工作进展情况；对回复市政府领导批示提出意见类公文，要按照回复意见的格式（见哈政办发〔2007〕17号附件2）回复，同时，在登记时务必使本单位“公文文件登记单”的“收文编号”与“哈尔滨市人民政府办公厅收文处理单”的“收文编号”保持完全一致（建议采用“复制--粘贴”的方式进行处理），便于回告的承办情况和回复意见与转办公文一并在网上运转，并反馈给市政府领导。
5.对各地区、各部门和各单位承办市政府领导批示情况，市政府办公厅将定期向市政府领导反馈，并在全市通报。
二、纸质公文运转程序
（一）审核、签收
1.审核。市政府办公厅（秘书处）对各单位通过机要交换方式报送市政府及市政府办公厅的各类纸质公文的内容、格式进行审核。
2.签收。对经审核符合报送规定的纸质公文予以签收；对经审核不符合报送规定的纸质公文不予受理，填写《退文单》，说明理由，退回呈文单位。
（二）扫描、登记、分转
对纸质公文，根据其类型由市政府办公厅（秘书处）进行分转、扫描、登记处理。
1.对非节点单位报送市政府的非密级纸质公文，中央、省委和市委（含办公厅）发给市政府的各类非密级公文，市人大常委会、市委组织部有关干部任免通知类非密级公文，扫描后导入市政府办公厅办公自动化系统，按电子公文运转方式运转。
2.对各地区、各部门和各单位报送市政府的密级公文，在《密级文件运转登记簿》上进行收文登记，填写纸质《哈尔滨市人民政府办公厅收文处理单》，并逐项登记收文日期、收文编号、发文字号、发文机关、文件标题和紧急程度等后，按规定程序运转。对绝密级公文要专人管理，专人取送，及时清退。
3.对各地区、各部门和各单位报送市政府的附件文本为大于A4规格图纸或横排表格等不宜制作成电子公文的纸质公文，在《收文登记流程簿》上进行收文登记，填写纸质《哈尔滨市人民政府办公厅收文处理单》，并逐项登记收文日期、收文编号、发文字号、发文机关、文件标题和紧急程度等后，按原纸质公文运转方式运转。
4.对市政府领导亲收件，直接转市政府领导工作处处理。
5.对各类会议通知，填写《哈尔滨市人民政府办公厅会议通知处理单》后，转市政府办公厅（市长会议秘书室）按程序办理。
6.凡是国家信访局、省信访办转交市政府办理的信访件或通过邮寄等方式送市政府的上访信，一律转市信访办处理。
7.对主送市政府的各级各类简报，统一转由市政府办公厅（信息处）经筛选处理后报送有关市政府领导参阅。
8.对接收的传真件，主送市政府的，在《收文登记流程簿》上进行收文登记，填写纸质《哈尔滨市人民政府办公厅收文处理单》，并逐项登记收文日期、收文编号、发文字号、发文机关、文件标题和紧急程度等；主送市政府办公厅的，转市政府办公厅（办公室）处理。
9.对省军级文件，在《密码电报、军级文件登记簿》上登记收文时间、文件标题和转送时间后，直呈市长阅。
10.对密码电报，在《密码电报、军级文件登记簿》上登记收文时间和文件标题等后，呈送常务副市长阅批，并根据市政府领导批示意见通知有关部门到市政府办公厅机要室摘抄，严禁复印。同时要做到专人取送，办结后及时清退。
（三）拟办、批办
1.对填写纸质《哈尔滨市人民政府办公厅收文处理单》运转的公文，按照市政府领导工作分工和市政府各部门职权范围，由市政府办公厅（秘书处）提出拟办意见，呈送厅领导阅批、市政府领导批办；同时负责将市政府领导完成审批并返回市政府办公厅（秘书处）的纸质公文，在《收文登记流程簿》或《密级文件运转登记簿》上登记运转流程后，及时呈送给其他市政府领导审批。具体程序同电子公文拟办、批办程序2、3项之规定。
2.对市政府领导完成审批并返回市政府办公厅（秘书处）的其他纸质公文，在相关《收文登记流程簿》上登记运转流程后，按批示呈送给其他领导审批或转办。
（四）转办、催办
1.转办
（1）对已完成市政府领导审批程序且不需要相关部门承办或提出意见的纸质公文，由市政府办公厅（秘书处）通过机要交换等方式，将市政府领导批示和所附公文分转各有关区、县（市）政府和市政府各有关委、办、局。
（2）对已完成市政府领导审批程序且需要相关部门承办或提出意见的纸质公文，由市政府办公厅（秘书处）在纸质《公文转办通知单》上填写“承办部门”及“回告意见或承办结果的时间”后，通过机要交换等方式将市政府领导批示和所附公文分转各有关区、县（市）政府和市政府各有关委、办、局。
（3）纸质公文的办理时限要求同电子公文。
2.催办
（1）对转办有关部门提出意见或回告承办结果的纸质公文，采取电话催办和发纸质《公文催办单》等方法进行催办。
（2）催办时间及具体方式同电子公文催办处理方式。
（五）承办
1.纸质公文的承办要求同电子公文。
2.纸质公文的回告要求同电子公文。
3.属于公文无纸化传输系统节点单位的承办部门，要通过公文无纸化传输系统将承办结果或回告意见呈送市政府；属于非节点单位或无节点单位的承办部门，可通过机要交换等方式反馈纸质文件。
三、基本要求
（一）实行非密级公文网上报送。各地区、各部门和各单位呈报市政府的各类非密级公文，原则上一律通过公文无纸化传输系统传送，市政府办公厅原则上不再受理各地区、各部门和各单位报送市政府的非密级纸质公文。对非节点单位报送市政府的各类非密级公文，原则上要通过市政府电子政务网电子邮件系统传送。无节点单位可继续向市政府报送纸质公文，但须同时按要求将纸质公文制作成电子公文，一并报市政府。
