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（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字格距离。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标注于版心右上角第1行，紧急程度顶格标识于版心右上角第2行。电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成。特定的公文可只标识发文机关全称。行政机关联合行文，主办机关名称排列在前，行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，发文机关名称按党、政、军、群顺序排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关较多时，须保证公文首页显示正文。各级政府、各级政府办公部门、各级行政职能和工作部门的发文机关标识一律统一式样（联合行文除外），字体使用小标宋体字，套红印刷，用字规格应小于22mm×15mm（高×宽）。平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、紧急程度、秘密等级及保密期限，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
（四）发文字号。由所在行政区域代字、机关代字、文种代字、年份和序号组成。
如哈尔滨市人民政府文件的发文字号为：“哈（所在行政区域代字）政（机关代字）发（文种代字）〔200×〕（年份）×号（序号）”。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空1字格标注。联合行文，只标明主办机关发文字号。
所在行政区域代字应使用规范化简称。如市政府各部门发文字号中的所在行政区域代字一律使用“哈”。
机关代字应使用规范化简称。如市交通局，应在“哈”后加“交”字。
文种代字一般用“呈”（上行文）、“发”（下行文）和“函”（平行、下行文或不相隶属机关的行文）3种。也可根据需要增设其他1至2种。
年份一律采用公元纪年全称，用六角括号“〔〕”括起，如〔2001〕，不得使用〔01〕之类简称。
序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位，即1不编为001，不加“第”字。
（五）签发人。各级行政机关上报的公文应当注明签发人姓名，联合行文还要注明会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为主办单位的具体承办人员）的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字格标注，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（六）公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般由介词“关于”、事由和文种组成，下行文要标明发文机关（平行文、上行文不标注发文机关）。
如转发文件，原件标题过长时，可采取对原件标题进行摘要的办法处理。
公文标题中文种部分要符合法定行文关系，与公文的内容、性质相吻合。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（七）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时要顶格，在最后一个发送机关名称后标全角冒号。多家主送机关中间可加顿号、逗号。命令（令）、决定、会议纪要的主送机关标注于主题词之下，命令（令）、决定左空一字格标“主送”二字，会议纪要标“已发”二字，后加全角冒号，然后依次注明主送机关，最后一个主送机关后加句号。主送机关的全称、特称、单称概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。如市政府下行文件的全称概念为“各区、县（市）人民政府，市政府各委、办、局”；特称为“各有关区、县（市）人民政府，市政府各有关委、办、局”；单称为“××县人民政府”、“市××局”。
（八）公文正文。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行（可采取调整字距的办法处理）。正文要简明扼要，层次清楚。
（九）附件，即需要补充和注明的相关材料。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，要使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”），名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标识序号（如“附件2”）。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标注公文的发文字号并在其后标识附件（有序号的要注明序号）。
（十）落款。包括行文机关名称和成文日期两部分。
单一机关或两个机关联合制发公文，在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。3个以上机关联合发文，必须在落款处署发文机关名称。
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准。电报以发出日期为准。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。“一月”不能写作“元月”。
成文日期标注于正文文尾右下方，依右侧版心线空2字格向左排，如标注发文机关，成文日期置于发文机关下一行。
（十一）印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关均要加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法处理，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。
印章加盖分两种情况，一是印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；二是印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合行文时，不管个别印章适合哪种加盖方式，只能采用同种加盖方式，以保证印章排列整齐。
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