(一)声像档案应编写文字说明，并与档案载体一同存放。
1．照片(含数码照片)档案应简要说明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。
2．完整的数码照片档案应包括数码图像文件、纸质数码照片和文字说明三部分。不得对归档的数码图像进行技术修改。归档的数码图像文件材料应是原件，剪切版和修改版不能作为档案归档。
3．纸质数码照片档案装具与各立档单位使用的照片档案装具可混合使用。
4．数码图像文件应按照以下的方法进行整理、保存：将数码图像文件刻录在光盘上保存。采取一式3套，即一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份。
5．录像、录音材料以自然盒(盘)为单位注明责任者、地点、时间、内容、密级、带长(时间)、编号等。
6．光盘、软盘等应注明存储文件的内容、运行的软件、硬件环境、版本号等。
(二)一个保管单位内装有若干盒(盘)声像档案的，应填写卷内文件目录。
(三)声像档案应装入具有一定硬度的特制盒套内，其封面与一般档案卷、盒一样，分别填写档案号、题目、责任者(录制单位或个人)、录制时间、密级、保管期限。填写卷内备考表，说明卷内声像材料的整理、变动情况。
(四)应严格按照声像档案载体的分类、整理顺序编制案卷目录。
第十三条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十四条 声像档案的保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素划定保管期限。
第十五条 文字说明的编写。文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。文字简洁、语言通顺。时间用阿拉伯数字表示。
声像档案的著录依照GB3792．5-85《档案、著录规则》进行。
四、声像档案的保管
第十六条 声像档案原则上由本单位档案部门集中统一保管。个别保管条件确有困难的单位，可在集中统一管理的前提下，实行集中保存的管理方式。
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的载体，要进行必要的技术处理。
第十八条 保存声像档案的适宜温度为：温度14℃至24℃，相对湿度40％至60％。
