第十二条 卷内文件应该根据文件之间的联系进行系统的排列。来文和复文必须放在一起立卷，复文应该放在来文的后面。外机关对本机关发文的复文，应放在发文的后面。
第十三条 保存五年以上的和绝密的案卷都应该附上备考表（见附表一），并且应该根据需要填写卷内目录（见附表二）。
第十四条 保存十年以上的案卷，卷内文件应该编上张号，其余的可以只编件（份）号。
第十五条 案卷应该有卷皮（见附表三）。永久保存的文书材料可以用质量较好的卷皮。
第十六条 为了便于装订和利用，每个案卷内的文件一般不宜超过二百张，超过太多的时候可以分册立卷。
第十七条 保存十年以上的文书材料都应该去掉金属品，并且用线装订，装订的时候注意整齐和便于阅读。
第十八条 案卷的标题应该正确地反映出卷内文件的主要组成部分（如内容、作者、名称等）。用词用语力求确切，防止笼统和冗长。
第十九条 文书处理部门应该把立好的案卷，根据案卷之间的联系和重要程度进行系统的排列，并且按照年度编成案卷目录（见附表四），一般的在第二年内移交给机关档案室；也可以根据需要提请档案室同意以后，适当的延长归档期限。
第三章 档案材料的接收、整理和保管
第二十条 为了保证案卷的质量，避免归档以后返工，在文书处理部门没有装订以前，档案室可以协助文书处理部门对案卷的质量进行检查，发现问题及时改正，然后再接收。
第二十一条 机关档案室接收和移出档案材料，必须在流水登记簿（见附表五）上进行登记。
第二十二条 机关档案室每年第一季度内编造机关档案室综合情况统计报表（见附表六），中央国家机关送国家档案局一份，地方国家机关送各该省、自治区、直辖市人民委员会办公厅档案管理处一份。
第二十三条 每个全宗应该设立一个专卷，专门保管有关卷宗历史情况的文件。如全宗历史情况说明、销毁清册、全宗内档案材料的检查记录等。
第二十四条 全宗内的案卷，可以根据具体情况，先按年代然后再按组织机构，或者先按年代然后再按问题等原则分类，分类原则确定以后，不要轻易变动。
第二十五条 存放档案的房屋必须门窗坚固，室内不能潮湿，并且应该有防火、防虫、防鼠等设备；室内严禁吸烟和存放容易燃烧的以及其它危险物品。
第四章 档案材料的利用
第二十六条 机关档案室应该根据机关工作和科学研究工作的需要主动地编制各种专题卡片、专题目录和索引等参考工具书，也可以编选文件汇集。
第二十七条 调阅档案材料必须建立制度，手续力求简便；调阅绝密和普通档案材料，批准手续应该有所不同。
第二十八条 案卷借出的时候，填写“代卷卡片”（见附表七），以便催退和了解利用情况。
第二十九条 借出和归还档案材料，必须严格履行检查手续，点交清楚；在发现遗失或者损坏档案材料的时候，必须报告机关主管负责人处理。
第三十条 机关档案室对借出的档案材料应该规定期限；并且按期负责催还；借阅者在不能按期归还的时候，必须办理续借手续。
第三十一条 利用档案材料的人员，应该爱护档案材料，并需注意安全和保密。
第五章 档案材料的鉴定和销毁
第三十二条 鉴定档案材料的目的，是根据档案材料的政治、科学和历史价值确定其保管期限，并将过期而失去保存价值的档案材料检出，经过规定的批准手续进行销毁。
