3．草拟和印发会议通知
项目主管在评审会议时间、地点和评审专家确定后起草评审会议通知。会议通知应明确会议时间、地点、评审专家组名单、邀请参会部门名单等事项，经处长审核后，呈报咨询中心领导签发。
会议通知应于评审会前5个工作日以上发放，论证报告应于评审会前5个工作日送交专家评审组成员。会议应邀请海域司、中国海监总队、海区分局及项目所在省级和市级海洋主管部门、建设单位、论证单位及其他相关单位参加。会议通知应抄送国家海洋局办公室。在评审会通知发出2个工作日后应电话确认会议通知收到情况。
4．草拟会议日程
会议日程的确定要充分与会务承办单位协商。日程安排应充分考虑项目的特点、现场踏勘的时间、评审需要达到的效果和目标，尽可能满足评审工作需要，保证评审时间。一般在评审会召开的前一天晚上安排专家组预备会。在条件允许的情况下，每个项目原则上应安排现场踏勘。
5．会议材料准备
在评审会前应准备好评审期间所需的各种材料，包括专家个人评审意见表（电子版和纸质版）、专家组评审意见格式、专家组评审意见素材（电子版和纸质版）、海域使用论证报告编写质量评估表（以下简称“质量评估表”）、专家组成员签字表（4份）等。项目主管应负责联系论证单位起草专家组评审意见素材，并对专家组评审意见素材进行审查，以满足专家评审需要。
6．跟踪会议筹备情况
在评审会召开前应了解和掌握各方面对项目的态度和意见、各有关部门和单位参加会议代表情况以及专家与会情况。有重要情况（包括重要领导出席）时应及时报告咨询中心领导研究处理。
五、召开评审会议
1．专家组预备会
专家组预备会参加人员包括专家组全体成员和咨询中心代表，必要时邀请有关部门和单位代表参加。预备会由咨询中心主持。会议主要内容包括：学习国家海洋局相关政策要求，明确评审的原则、方法和程序，讨论和研究项目和论证报告评审中的重大问题，议定会议日程安排，推选专家组组长，明确专家组成员分工。在预备会上向评审专家提供项目评审所涉及的法规和政策文件、专家组评审意见格式、专家组评审意见素材、专家评审意见表等材料。
2．大会会场准备
咨询中心项目主管应在评审会正式召开前与会务承办单位联系确定评审会大会会场，完成会场布置。会场布置原则要求：会场大小应与与会专家和代表人数相适应，做到庄严大方、宽阔明亮；会场应挂具有会议名称的横幅，专家和代表应摆名签，专家和代表座次排位应符合评审会议的性质和特点。
3．踏勘工程现场
踏勘工程现场主要参加人员为：评审专家，与会有关主管部门、建设单位和论证单位等部门和单位的代表。咨询中心代表应与建设单位协商提前确定踏勘路线，尽可能满足专家和代表的要求。建设单位应在踏勘时准备好相关的工程技术图纸，并配备相应人员做好介绍、解释和说明工作。咨询中心项目主管人员应在现场摄取照片，并做好相关资料存档工作。
4．会议期间工作
按照会议日程召开评审会，咨询中心代表主持会议。项目主管需认真记录会上反映出的项目和论证报告的主要问题以及与会代表的主要意见和建议，填写会议主要情况记录表（附件2），并编制评审会代表名单报咨询中心与会领导审定后印发会议代表。项目主管负责专家组成员之间的联络，承担专家组评审意见的编制工作，对评审会场摄取照片存档。
5．会议材料收集
评审会期间，项目主管应收集建设单位、设计单位、论证单位的汇报材料（包括多媒体电子版）及论证报告送审稿电子版（word格式）等。评审会议结束时应收齐2套专家个人评审意见表，1套质量评估表，2套专家组评审意见，评审会代表名单等相关资料。
